CHARGESIGHT DATENSCHUTZHINWEIS
HELIOXGROUP B.V. und TOCHTERGESELLSCHAFTEN - Jan 2023
Sehr geehrter Lieferant,
Heliox verfügt über mehr als 30 Jahre Erfahrung in der professionellen Energieumwandlung und ist ein globaler Marktführer im Bereich Ladeinfrastruktur für Elektrobusse. Unsere Produkte werden in den weltweit größten DC-Ladeprojekten in Europa eingesetzt. Unsere exzellenten Forschungs- und Entwicklungskapazitäten ermöglichen es uns, gemeinsam mit unseren Kunden und Lieferanten innovative und qualitativ hochwertige, zukunftssichere Ladelösungen für die anspruchsvollsten Märkte zu schaffen und zu entwickeln.
Heliox legt großen Wert auf die Einhaltung von Vorschriften und die soziale Verantwortung des Unternehmens. Wir kümmern uns um die Auswirkungen, die wir auf unsere Kunden, Lieferanten, unsere Mitarbeiter, unsere Umwelt und künftige Generationen haben. Ein Teil davon sind die persönlichen Daten der Personen, mit denen wir Geschäfte machen.
Heliox ("wir", "Heliox") und die mit Heliox verbundenen Unternehmen nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst. Wir verpflichten uns, Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten zu verarbeiten.
DATENVERANTWORTLICHER
Für die Zwecke dieser Heliox-Datenschutzmitteilung für Lieferanten ("Datenschutzmitteilung") ist der für die Datenverarbeitung Verantwortliche die Heliox Group B.V., mit Sitz in De Waal 24, (5684 PH) Best.
Verbundene Unternehmen von Heliox können Ihre personenbezogenen Daten ebenfalls erhalten und verarbeiten, entweder in der Eigenschaft als Verantwortlicher oder als Auftragsverarbeiter, und dieser Datenschutzhinweis gilt auch für sie.
Michael Colijn, CEO Heliox
Wir sind davon überzeugt, dass die Verantwortung für Mensch und Umwelt für den Erfolg unseres Unternehmens von grundlegender Bedeutung ist.
[1] "Verbundenes Unternehmen" bezeichnet eine (juristische) Person, die mit Heliox verbunden ist oder die Heliox direkt oder indirekt kontrolliert, von Heliox kontrolliert wird oder mit Heliox unter gemeinsamer Kontrolle steht. Kontrolle" bedeutet den Besitz von 50 % (fünfzig Prozent) oder mehr des Aktienkapitals oder das Recht, 50 % (fünfzig Prozent) oder mehr der Stimmrechte bei der Ernennung der Direktoren einer solchen Gesellschaft, Firma, Partnerschaft oder anderen juristischen Person auszuüben, wobei eine solche juristische Person nur so lange als verbundenes Unternehmen gilt, wie eine solche Verbindung besteht.
1. ARTEN VON PERSONENBEZOGENEN DATEN VON LIEFERANTEN, DIE WIR SAMMELN
Wir verarbeiten die folgenden Arten von personenbezogenen Daten über die Ansprechpartner unserer Lieferanten:
Identifizierungsdaten - Vor- und Nachname, Unterschrift, Personenstand (für die Anrede), Passdaten, Sozialversicherungsnummer, Geburtsdatum, Geschlecht;
Kontaktdaten - Telefonnummer, E-Mail, (physische) Adresse (falls zutreffend) und Sprache der Kontaktpersonen;
Finanzdaten - Bankdaten, Kostenstellen, die für die Rechnungsstellung oder Zahlungen erforderlich sind, Kreditstatus, Kreditwürdigkeit;
Sonstige geschäftliche Angaben - Berufsbezeichnung oder berufliche Funktion, Lebenslauf, Lieferanten-ID, (digitale) Unterschrift, Schulungsunterlagen, Qualifikationsdaten, Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen, Vertragsdaten, Ausschreibungsdaten, Unterlagen zu Anfragen/Fragen/Beschwerden/Bestellungen;
Elektronische Identifikationsdaten - wenn Sie unsere Websites besuchen, werden bestimmte Daten durch den Website-Browser und Cookies verarbeitet. Weitere Informationen finden Sie in der Heliox-Datenschutzerklärung Digitale Plattformen;
Strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten- personenbezogene Daten können auf der Grundlage der Sanktionsliste überprüft werden, soweit dies für die Zwecke der internationalen Verpflichtungen von Heliox (Know Your Supplier und Anti-Geldwäsche-Verpflichtungen) erforderlich ist.
2. DIE QUELLEN DER PERSONENBEZOGENEN DATEN:
Wir erfassen Ihre personenbezogenen Daten, wenn Sie als Einzelperson:
- Waren oder Dienstleistungen für uns bereitstellen;
- von Ihrem Arbeitgeber als unser Ansprechpartner für die Einreichung von Angeboten, die Verwaltung der Aufträge von Heliox, die Rechnungsstellung oder die Verwaltung des Dienstleistungsverhältnisses und die Bezahlung von Rechnungen benannt werden; oder
- uns oder einem unserer Mitarbeiter auf andere Weise Ihre Kontaktdaten oder andere persönliche Daten zur Verfügung stellen.
Personenbezogene Daten können auch aus veröffentlichten Quellen (z.B. Handelskammer) zur Bestätigung von z.B. Zeichnungsberechtigungen, soziale Medien) und von Heliox angeschlossenen Unternehmen stammen.
3. ZWECK DER VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten:
- um Produkte oder Dienstleistungen unserer Lieferanten zu erwerben und von ihnen zu erhalten (um über Ihre Einkäufe und angeforderten Dienstleistungen zu kommunizieren);
- um unsere Lieferanten auszuwählen (Ausschreibungsverfahren), unsere Lieferanten und Dienstleister zu beauftragen und sie für ihre Leistungen zu entlohnen;
- um mit unseren geschäftlichen oder beruflichen Kontakten zu korrespondieren;
- Lieferantenunterstützung und -schulung, Geschäfts- oder Berufskontakte (Bereitstellung gezielter Informationen über Produkte oder Dienstleistungen);
- zur Übermittlung von Verwaltungsinformationen (Änderungen unserer Geschäftsbedingungen oder Richtlinien);
- zur Teilnahme an unseren Umfragen, Werbeaktionen, Wettbewerben und zur Verwaltung dieser Aktivitäten;
- um Buchhaltungsdienstleistungen zu finanzieren und zu teilen, indem sie Dienstleistungen im Bereich "Record to Report" und "Purchase to Pay" anbieten;
- für andere geschäftliche Zwecke (Analyse und Verwaltung unserer Geschäfte, Marktforschung, Audits, Entwicklung neuer Produkte, Verbesserung unserer Dienstleistungen und Produkte, Ermittlung der Wirksamkeit unserer Werbekampagnen;
- wenn wir es für notwendig oder angemessen erachten (um unseren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen (z. B. Wirtschafts- und Handelssanktionen), um den Kreditstatus zu überwachen, um auf Anfragen von öffentlichen und staatlichen Behörden zu reagieren, um unsere Geschäftsbedingungen durchzusetzen, um unseren Betrieb oder den eines mit Heliox verbundenen Unternehmens zu schützen, um unsere Rechte, unsere Privatsphäre, unsere Sicherheit oder unser Eigentum und/oder das von Heliox verbundenen Unternehmen, Ihnen oder anderen zu schützen und um es uns zu ermöglichen, verfügbare Rechtsmittel einzulegen oder den Schaden zu begrenzen, den wir möglicherweise erleiden).
4. RECHTSGRUNDLAGE FÜR DIE VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN
Die genannten Verarbeitungstätigkeiten sind erforderlich, um:
(i) einen Vertrag mit Ihnen zu schließen und zu erfüllen;
(ii) zur Wahrung unserer berechtigten Geschäftsinteressen; oder
(iii) um unseren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen.
Wir werden Sie um Ihre Zustimmung zu den in diesem Datenschutzhinweis beschriebenen Aktivitäten bitten, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist und die Aktivitäten nicht durch eine der oben genannten Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten abgedeckt sind.
Wenn Sie uns Ihre personenbezogenen Daten nicht zur Verfügung stellen wollen und diese für die oben beschriebenen Zwecke erforderlich sind, können wir keinen Vertrag mit Ihnen abschließen oder Geschäfte mit Ihnen tätigen.
5. WIE WIR IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN OFFENLEGEN ODER WEITERGEBEN
Soweit dies nach geltendem Recht und im Einklang mit dieser Datenschutzerklärung zulässig ist, können wir Ihre personenbezogenen Daten weitergeben:
-an die mit Heliox verbundenen Unternehmen zu Zwecken, die mit dieser Datenschutzerklärung übereinstimmen. Wir treffen Vorkehrungen, um den Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten nur auf diejenigen Mitarbeiter zu beschränken, die einen legitimen geschäftlichen Grund für den Zugriff auf diese Daten in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzerklärung haben;
-an unsere Drittdienstleister oder unsere Kunden, wie z. B. Zahlungs- oder Rechnungsverarbeitung, IT-Dienste, Website-Hosting, Auftragsabwicklung, Bereitstellung von Infrastruktur, Sicherheit, Audit-Dienste und andere Dienste, damit diese ihre Dienste erbringen können;
-an zuständige Strafverfolgungsbehörden, Aufsichtsbehörden, Regierungsstellen, Gerichte oder sonstige Dritte, wie z. B. Polizeibehörden, Steuerbehörden, Sozialversicherungsbehörden, wenn eine solche Übermittlung erforderlich ist (i) aufgrund geltender Gesetze oder Vorschriften, (ii) zur Ausübung, Begründung oder Verteidigung unserer gesetzlichen Rechte, (iii) zum Schutz Ihrer lebenswichtigen Interessen oder der Interessen einer anderen Person oder (iv) aufgrund einer gerichtlichen Anordnung;
-an unsere Wirtschaftsprüfer, Berater, Rechtsvertreter und ähnliche Beauftragte in Verbindung mit Beratungsdienstleistungen, die sie für uns zu rechtmäßigen Zwecken und in Übereinstimmung mit den in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecken erbringen;
- Für denFall, dass wir oder ein Teil unserer Vermögenswerte übernommen werden, können wir alle Arten von personenbezogenen Daten an das übernehmende Unternehmen weitergeben.
Wir geben Ihre persönlichen Daten nicht an Dritte außerhalb des EWR (Europäischer Wirtschaftsraum) weiter, außer an Heliox verbundene Unternehmen, außer in den folgenden Fällen:
- Sie haben der Übermittlung ausdrücklich zugestimmt;
- die Übermittlung für die Erfüllung eines Vertrags zwischen Ihnen und uns oder für die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Ihren Wunsch hin erfolgen, erforderlich ist;
- die Übermittlung ist für den Abschluss oder die Erfüllung eines in Ihrem Interesse geschlossenen Vertrags zwischen uns und einer anderen natürlichen oder juristischen Person erforderlich;
- die Übermittlung aus wichtigen Gründen des öffentlichen Interesses erforderlich ist;
- die Übermittlung ist für die Begründung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich;
- die Übermittlung ist erforderlich, um Ihre lebenswichtigen Interessen oder die anderer Personen zu schützen, wenn die betroffene Person aus physischen oder rechtlichen Gründen nicht in der Lage ist, ihre Einwilligung zu geben;
- bei Verwendung von EU-Standardmusterklauseln; oder
- wenn dies von der Datenschutzbehörde genehmigt wurde.
Wir treffen stets angemessene Sicherheitsvorkehrungen (Europäische Kommission oder Standardvertragsklauseln) und ergreifen die erforderlichen Maßnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten, wenn wir diese an Dritte innerhalb oder außerhalb der EU oder des EWR übermitteln.
6. WIE WIR IHRE PERSÖNLICHEN DATEN SCHÜTZEN
Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten angemessen zu schützen und ihre Qualität zu erhalten. Wir verbessern diesen Schutz laufend entsprechend dem technischen Fortschritt. Wir setzen eine Reihe von physischen, elektronischen und verwaltungstechnischen Maßnahmen ein, um die Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten.
7. WIE LANGE WIR IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN AUFBEWAHREN
Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten so lange auf, wie es zur Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich ist:
- solange Sie Lieferant oder Geschäftsbeteiligter bleiben; oder
- so lange wie die gesetzliche Verjährungsfrist für die Erhebung eines Anspruchs oder einer Klage; oder
- für eine längere Aufbewahrungsfrist, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben oder zulässig ist (z. B. aufgrund von Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften oder im Falle eines Rechtsstreits).
8. WIE KÖNNEN SIE IHRE RECHTE WAHRNEHMEN?
Nach den geltenden Datenschutzgesetzen haben Sie eine Reihe von Rechten.
Recht auf Information - Sie haben das Recht, darüber informiert zu werden, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten. Dies ist der Zweck dieses Datenschutzhinweises.
Auskunftsrecht - Sie haben das Recht, auf Ihre persönlichen Daten zuzugreifen und diese zu überprüfen.
Recht auf Löschung Ihrer Daten - Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten löschen zu lassen.
Recht auf Berichtigung Ihrer Daten - Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten zu berichtigen oder zu aktualisieren.
Das Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung - Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen oder sie einzuschränken.
Das Recht auf Datenübertragbarkeit - Sie haben das Recht, die Übertragbarkeit Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen und Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format für Ihre eigenen Zwecke zu erhalten oder deren Weitergabe an Dritte zu beantragen.
Recht, keiner Entscheidung unterworfen zu werden, die auf einem automatisierten Verfahren beruht - Sie haben das Recht, keiner Entscheidung unterworfen zu werden, die ausschließlich auf einem automatisierten Verfahren, einschließlich Profiling, beruht und die für Sie rechtliche Folgen hat oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.
Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung - Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, wenn wir uns auf sie stützen, um Ihre personenbezogenen Daten zu verarbeiten.
Die oben genannten Rechte können an bestimmte rechtliche Bedingungen geknüpft sein. Wenn Sie eines der oben genannten Rechte ausüben möchten oder Fragen zu diesem Datenschutzhinweis haben, wenden Sie sich bitte an folgende E-Mail-Adresse: legal@heliox-energy.com
Wir werden alle angemessenen Schritte unternehmen, um Ihre Anfrage im Einklang mit den geltenden Datenschutzgesetzen zu beantworten. Wenn Sie eines der oben genannten Rechte ausüben, werden wir Sie bitten, uns eine Kopie eines gültigen Ausweisdokuments (z. B. Ihres Personalausweises) vorzulegen, um Sie zu authentifizieren.
Sie können die oben genannten Kontaktdaten auch nutzen, wenn Sie Bedenken haben oder sich bei uns über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beschweren möchten.
Sie haben auch das Recht, sich bei der für Sie zuständigen Datenschutzbehörde zu beschweren.
9. AKTUALISIERUNG DIESES DATENSCHUTZHINWEISES
Wir können diesen Datenschutzhinweis von Zeit zu Zeit aktualisieren. Um Sie darüber zu informieren, wenn wir Änderungen an diesen Datenschutzhinweisen vornehmen, werden wir das Änderungsdatum oben auf der Seite ändern. Der neue geänderte oder ergänzte Datenschutzhinweis gilt ab dem Datum der Überarbeitung. Wir empfehlen Ihnen daher, diese Datenschutzerklärung regelmäßig zu prüfen, um sich darüber zu informieren, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten.